基督徒在職場如何有效管理世間?    /朱長老

 
 
 

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什麼是最重要的事?對基督徒而言,顯然是傳福音、見證神。每做一件事你都要問自己,這樣做會榮耀神嗎?會見證神嗎?

很多在職場工作的人都會有同樣的感覺,「時間永遠不夠用」。今天在職場上與時間競賽的人似乎都落得失敗的下場。

雅虎最近有一篇文章,是Vital Smart公司做的研究報告。它談到在公司做事很有成效的人士,通常他們所經手的項目會比其他員工多55倍的成功率;他們的郵件中未閱讀的信件比其他員工少17倍;相比其他員工他們壓力更小,更不容易焦慮。最重要的是,這些員工知道問對的問題、知道何時問問題,並且知道如何管理他們的時間,也就我們常說的「work smart」。

對基督徒來說,神給我們很多勉勵,要我們愛惜光陰。詩九十12說:「求你指教我們怎樣數算自己的日子,好叫我們得著智慧的心。」這裡說的智慧的心,不就是work smart嗎?弗五15-16「你們要謹慎行事,不要像愚昧人,當像智慧人。要愛惜光陰,因為現今的世代邪惡。」西四5「你們要愛惜光陰,用智慧與外人交往。」這些經文是命令我們要愛惜光陰,否則就是愚昧。時間是神給我們最寶貴的資產,因為時間能轉換成許多其它東西。

那麼,到底該怎麼做才能在職場上有效地管理時間?

一、建立人際關係

時間管理這個詞其實有些誤導人,如果你企圖想要管理你的時間,幾乎很難成功。試著想想,只有時間掌握在你自己手中,你才能管理它。然而在每天的工作中,大家一定有同感,我們大部分的時間是掌握在我們的老闆、同事、家人、會議,以及工作上一些臨時緊急的事上。所以,想要管理好你的時間,真正的秘訣乃是管理好你周邊的人。

也許你會問,我如何管理我的老闆、同事與家人?這裡所謂的管理乃是建立一個良好的關係與信任,你才能減少他們對你的時間主動權。比如老闆突然找你,而你正在忙一個項目。一般人會放下手上的工作立刻去見老闆,再回到辦公室,然後又得花幾分鐘才能進入原先的工作狀態。如果你是一位老闆器重並信任的員工,老闆找你時你可以這麼回應:「我正在忙一件很重要的工作,可否兩小時後我再去你的辦公室?」因為你平時表現優越,老闆信任你,他會理解這種情況所以同意你的要求,時間的主動權就落到你自己的手中。所以,要管理好時間,首要是建立好的人際關係。一個人際關係處理不好的人,很難管理好自己的時間。

好的人際關係也會得到他人對你的支持,他們會幫助你、體諒你、支持你,會對你提出的要求全力以赴,而不是表裡不一。

有一位弟兄曾經告訴過我,他是名校畢業的博士,到一個研究機構做事,第一年就有了專利,在部門裡很快成了紅人。沒想到到了第二年,他的實驗做來做去不成功,他就要找出為什麼。最後他發現,是他手下一個研究員和一個技術員做實驗不投入而造成的。他很生氣,認為是他們故意搗蛋,就報告老闆,要求解僱他們。公司同意了,但是後果更糟,他變得「惡名昭彰」,沒有人願意到他部門工作,外面新僱的人又不上手。整整兩年裡,他每天活在壓力痛苦中,無法入睡,因為擔心出不了paper(論文)。

有一天,在聚會時,神開啟了他的心,告訴他,要他把時間投資在平時與部署建立關係上。從此,他學會了在公司做事,把工作做好並非最重要的,而是應當以真誠、謙虛、愛心,鼓勵與激勵把人際關係建立好。

二、清楚目標

時間管理得好必須建立在一個很重要的條件下,就是我們很清楚目標。可以是我們的人生目標、生活目標、家庭目標,或是工作目標。我們的工作目標應該成為每天工作的大前提,因為一旦有明確的工作目標,它就會引導我們思考每週應該完成的事,以至於可以達到每年、每季度的目標。這些能帶我們完成工作目標的事,就是「重要的事」。如果一個人無法分辨哪些是重要的事,也就無法分配他的時間。他的時間會變得凌亂無序,而浪費在許多不重要的事上,也就是我們經常說的「時間是花了,卻一點都沒有成就感」。目標清楚才能「安排優先次序(prioritize)」。

牢記,在最好的時間段、花最多的時間在最重要的事上。記住這個原則,我們就不會把寶貴的時間花在不重要的事上。什麼是最重要的事?因人而異。對基督徒而言,顯然是傳福音、見證神。每做一件事都要問自己,這樣做會榮耀神嗎?會見證神嗎?

三、什麼是重要的事

什麼是最重要的事?重要的事與緊急的事是完全不同的兩個概念。說得通俗些就是,緊急的事不立刻處理就馬上面臨嚴重的後果,重要的事現在不做不會立刻死,但是將來會死,並且死得很慘。

除了這些能直接幫助我們達成工作目標的事以外,比如投資在平時與同事建立關係、好的計劃、提升自己的工作能力與效率,改變做事的方法也能幫助我們有更多的時間。比如管理好看郵件的時間、找對的人做對的事、有時間思考和計劃、優化工作流程、培訓等等。投資在重要的事上,最終目的就是減少緊急事件發生頻率。假如我們沒有投資在重要的事上,過了一段時間它就會變成緊急的事。這兩者有微妙的關係。

四、專心並減少打岔

今天在工作場合要做到專心是非常困難的,有太多的事分散我們的注意力。開會、老闆或同事找我們、其他人找我們幫忙等等,要學會在需要的時候說「不」。既然工作場合的人際關係很重要,那麼要怎樣說「不」而不得罪人呢?有個方法:把事情分類,並整合成一個段落。這樣分類不容易被打岔,並且可以集中精力做類似的事情。

比如說,有好幾件重要的事需要我們或我們團隊的全部精力。我們可以試著找一個地方,關起門,關掉手機,完全不受干擾。因為干擾不僅會分散我們的注意力,更糟糕的是,當重新回到這個任務時,需要大約3-5分鐘的時間重新進入狀態。為什麼要分類?因為同樣的事可以放在相同的情況下處理。盡可能與電話、其他可能干擾的人隔離,我們和我們的團隊就可以專心完成想要完成的事。

要做到這些是需要意志力(will power)的。等我們把重要的事做完,就可以告訴同事下屬,我什麼時間段方便與他們交談,從而了解他們的需要和問題等等。這樣,時間的分配就掌握在我們的手中,而非其他人。

五、敢於說「不」

意志力是時間管理的重要因素,其中包括敢於說「不」。很多人會說:我們哪敢對老闆說「不」?其實這並不是「敢不敢的問題」,而是我們在老闆心中是否建立了信任的問題。如果我們在老闆眼中有很好的形象:做事高效有計劃、凡事有很好的表現、力爭做到所承諾的事等等,就可以說「可否等一下,我一有空就來做你吩咐的事」。

對他人說「不」不只是口頭承諾,說「不」字並非「不做」,而是選擇在更適當的時間來做,並且要做得非常好。總而言之,能說「不」字的員工,一定是平時表現得負責任、有計劃、注意輕重緩急、並且工作有成效的人。

除此以外,意志力可以讓我們專心做一件事。愛迪生說:「要學會能夠將你身體與心智的能量鍥而不捨地運用在同一件事上。從早上7點起來晚上11點睡,一整天做事就做了整整16小時,大部分人在這段時間做了許多事,而我每天只專心做一件事。所以,如果人們能將這些時間用在一件事、一個目標、一個方向上,他們必定成功。」難怪愛迪生一生有超過兩千多項發明。

六、注意自己的能量

做事需要靠能量(energy capacity),每個人每一天的能量都有不同分佈,我們需要知道自己的能量如何分佈。有些人早上精力充沛,能集中精神,但到了下午漸漸無法專注;有些人卻越晚越有精神。

以我自己為例,我喜歡早起,越早精神越好。所以我到辦工室很早,趁同事下屬還沒到的時候先處理一些棘手的業務,或是思考重大的策略性計劃。我通常不會一早就開我的郵箱,因為那麼多郵件從四面八方來,一旦跳進去,接下來兩個小時我一定都會在回郵件,反而把我想做的重要的事往後拖了。越往後拖,之後的時間就越難管理與分配。

要不要讀郵件,也是意志力的一種表現。一般人無法控制自己,過5分鐘就開郵箱,看了又回郵件,結果隨著郵箱中的郵件起舞,常常還會導致心情起伏。想要有高能量,我有以下一些建議:

早上晨更、規律運動、有與家人相處的時間、親近大自然、發展愛好、有良好的睡眠和休息、不要熬夜、不斷學習與成長。

不久前,我到費城天普大學的青年團契分享,有一對夫婦與我分享他們的困擾。姐妹說先生很少花時間在孩子與妻子身上,晚上回到家,仍然抱著電腦。弟兄立刻回應,你知不知道我有多忙。我對他們的勸勉是好好地管理時間,因為與家人相處的時間一定會有,並且我認為,與家人相處的時間應該是首要的。今天,我們在不知不覺中浪費了許多時間。求神讓我們看到自己的光景,並且能夠愛惜光陰,成為智慧人。

作者在上海出生、臺灣長大,原可口可樂中國區市場部副總裁及三家外資企業CEO與COO。曾獲上海市市長白玉蘭獎。曾任上市公司福建恒安、永樂家電獨立董事,摩根斯坦利投資顧問等。2004年起在中國從事企業諮詢、輔導、培訓業務。曾任美國華人創業協會會長、神州華傳董事。目前為國際華人創業協會主席、使者協會的董事;在加州聖地牙哥主恩堂服事職場年輕人。

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