基督徒在职场如何有效管理世间?    /朱长老

 
 
 

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什么是最重要的事?对基督徒而言,显然是传福音、见证神。每做一件事你都要问自己,这样做会荣耀神吗?会见证神吗?

很多在职场工作的人都会有同样的感觉,「时间永远不够用」。今天在职场上与时间竞赛的人似乎都落得失败的下场。

雅虎最近有一篇文章,是Vital Smart公司做的研究报告。它谈到在公司做事很有成效的人士,通常他们所经手的项目会比其他员工多55倍的成功率;他们的邮件中未阅读的信件比其他员工少17倍;相比其他员工他们压力更小,更不容易焦虑。最重要的是,这些员工知道问对的问题、知道何时问问题,并且知道如何管理他们的时间,也就我们常说的「work smart」。

对基督徒来说,神给我们很多勉励,要我们爱惜光阴。诗九十12说:「求你指教我们怎样数算自己的日子,好叫我们得着智慧的心。」这里说的智慧的心,不就是work smart吗?弗五15-16「你们要谨慎行事,不要像愚昧人,当像智慧人。要爱惜光阴,因为现今的世代邪恶。」西四5「你们要爱惜光阴,用智慧与外人交往。」这些经文是命令我们要爱惜光阴,否则就是愚昧。时间是神给我们最宝贵的资产,因为时间能转换成许多其它东西。

那么,到底该怎么做才能在职场上有效地管理时间?

一、建立人际关系

时间管理这个词其实有些误导人,如果你企图想要管理你的时间,几乎很难成功。试着想想,只有时间掌握在你自己手中,你才能管理它。然而在每天的工作中,大家一定有同感,我们大部分的时间是掌握在我们的老板、同事、家人、会议,以及工作上一些临时紧急的事上。所以,想要管理好你的时间,真正的秘诀乃是管理好你周边的人。

也许你会问,我如何管理我的老板、同事与家人?这里所谓的管理乃是建立一个良好的关系与信任,你才能减少他们对你的时间主动权。比如老板突然找你,而你正在忙一个项目。一般人会放下手上的工作立刻去见老板,再回到办公室,然后又得花几分钟才能进入原先的工作状态。如果你是一位老板器重并信任的员工,老板找你时你可以这么回应:「我正在忙一件很重要的工作,可否两小时后我再去你的办公室?」因为你平时表现优越,老板信任你,他会理解这种情况所以同意你的要求,时间的主动权就落到你自己的手中。所以,要管理好时间,首要是建立好的人际关系。一个人际关系处理不好的人,很难管理好自己的时间。

好的人际关系也会得到他人对你的支持,他们会帮助你、体谅你、支持你,会对你提出的要求全力以赴,而不是表里不一。

有一位弟兄曾经告诉过我,他是名校毕业的博士,到一个研究机构做事,第一年就有了专利,在部门里很快成了红人。没想到到了第二年,他的实验做来做去不成功,他就要找出为什么。最后他发现,是他手下一个研究员和一个技术员做实验不投入而造成的。他很生气,认为是他们故意捣蛋,就报告老板,要求解雇他们。公司同意了,但是后果更糟,他变得「恶名昭彰」,没有人愿意到他部门工作,外面新雇的人又不上手。整整两年里,他每天活在压力痛苦中,无法入睡,因为担心出不了paper(论文)。

有一天,在聚会时,神开启了他的心,告诉他,要他把时间投资在平时与部署建立关系上。从此,他学会了在公司做事,把工作做好并非最重要的,而是应当以真诚、谦虚、爱心,鼓励与激励把人际关系建立好。

二、清楚目标

时间管理得好必须建立在一个很重要的条件下,就是我们很清楚目标。可以是我们的人生目标、生活目标、家庭目标,或是工作目标。我们的工作目标应该成为每天工作的大前提,因为一旦有明确的工作目标,它就会引导我们思考每周应该完成的事,以至于可以达到每年、每季度的目标。这些能带我们完成工作目标的事,就是「重要的事」。如果一个人无法分辨哪些是重要的事,也就无法分配他的时间。他的时间会变得凌乱无序,而浪费在许多不重要的事上,也就是我们经常说的「时间是花了,却一点都没有成就感」。目标清楚才能「安排优先次序(prioritize)」。

牢记,在最好的时间段、花最多的时间在最重要的事上。记住这个原则,我们就不会把宝贵的时间花在不重要的事上。什么是最重要的事?因人而异。对基督徒而言,显然是传福音、见证神。每做一件事都要问自己,这样做会荣耀神吗?会见证神吗?

三、什么是重要的事

什么是最重要的事?重要的事与紧急的事是完全不同的两个概念。说得通俗些就是,紧急的事不立刻处理就马上面临严重的后果,重要的事现在不做不会立刻死,但是将来会死,并且死得很惨。

除了这些能直接帮助我们达成工作目标的事以外,比如投资在平时与同事建立关系、好的计划、提升自己的工作能力与效率,改变做事的方法也能帮助我们有更多的时间。比如管理好看邮件的时间、找对的人做对的事、有时间思考和计划、优化工作流程、培训等等。投资在重要的事上,最终目的就是减少紧急事件发生频率。假如我们没有投资在重要的事上,过了一段时间它就会变成紧急的事。这两者有微妙的关系。

四、专心并减少打岔

今天在工作场合要做到专心是非常困难的,有太多的事分散我们的注意力。开会、老板或同事找我们、其他人找我们帮忙等等,要学会在需要的时候说「不」。既然工作场合的人际关系很重要,那么要怎样说「不」而不得罪人呢?有个方法:把事情分类,并整合成一个段落。这样分类不容易被打岔,并且可以集中精力做类似的事情。

比如说,有好几件重要的事需要我们或我们团队的全部精力。我们可以试着找一个地方,关起门,关掉手机,完全不受干扰。因为干扰不仅会分散我们的注意力,更糟糕的是,当重新回到这个任务时,需要大约3-5分钟的时间重新进入状态。为什么要分类?因为同样的事可以放在相同的情况下处理。尽可能与电话、其他可能干扰的人隔离,我们和我们的团队就可以专心完成想要完成的事。

要做到这些是需要意志力(will power)的。等我们把重要的事做完,就可以告诉同事下属,我什么时间段方便与他们交谈,从而了解他们的需要和问题等等。这样,时间的分配就掌握在我们的手中,而非其他人。

五、敢于说「不」

意志力是时间管理的重要因素,其中包括敢于说「不」。很多人会说:我们哪敢对老板说「不」?其实这并不是「敢不敢的问题」,而是我们在老板心中是否建立了信任的问题。如果我们在老板眼中有很好的形象:做事高效有计划、凡事有很好的表现、力争做到所承诺的事等等,就可以说「可否等一下,我一有空就来做你吩咐的事」。

对他人说「不」不只是口头承诺,说「不」字并非「不做」,而是选择在更适当的时间来做,并且要做得非常好。总而言之,能说「不」字的员工,一定是平时表现得负责任、有计划、注意轻重缓急、并且工作有成效的人。

除此以外,意志力可以让我们专心做一件事。爱迪生说:「要学会能够将你身体与心智的能量锲而不舍地运用在同一件事上。从早上7点起来晚上11点睡,一整天做事就做了整整16小时,大部分人在这段时间做了许多事,而我每天只专心做一件事。所以,如果人们能将这些时间用在一件事、一个目标、一个方向上,他们必定成功。」难怪爱迪生一生有超过两千多项发明。

六、注意自己的能量

做事需要靠能量(energy capacity),每个人每一天的能量都有不同分布,我们需要知道自己的能量如何分布。有些人早上精力充沛,能集中精神,但到了下午渐渐无法专注;有些人却越晚越有精神。

以我自己为例,我喜欢早起,越早精神越好。所以我到办工室很早,趁同事下属还没到的时候先处理一些棘手的业务,或是思考重大的策略性计划。我通常不会一早就开我的邮箱,因为那么多邮件从四面八方来,一旦跳进去,接下来两个小时我一定都会在回邮件,反而把我想做的重要的事往后拖了。越往后拖,之后的时间就越难管理与分配。

要不要读邮件,也是意志力的一种表现。一般人无法控制自己,过5分钟就开邮箱,看了又回邮件,结果随着邮箱中的邮件起舞,常常还会导致心情起伏。想要有高能量,我有以下一些建议:

早上晨更、规律运动、有与家人相处的时间、亲近大自然、发展爱好、有良好的睡眠和休息、不要熬夜、不断学习与成长。

不久前,我到费城天普大学的青年团契分享,有一对夫妇与我分享他们的困扰。姐妹说先生很少花时间在孩子与妻子身上,晚上回到家,仍然抱着电脑。弟兄立刻回应,你知不知道我有多忙。我对他们的劝勉是好好地管理时间,因为与家人相处的时间一定会有,并且我认为,与家人相处的时间应该是首要的。今天,我们在不知不觉中浪费了许多时间。求神让我们看到自己的光景,并且能够爱惜光阴,成为智慧人。

作者在上海出生、台湾长大,原可口可乐中国区市场部副总裁及三家外资企业CEO与COO。曾获上海市市长白玉兰奖。曾任上市公司福建恒安、永乐家电独立董事,摩根斯坦利投资顾问等。2004年起在中国从事企业谘询、辅导、培训业务。曾任美国华人创业协会会长、神州华传董事。目前为国际华人创业协会主席、使者协会的董事;在加州圣地牙哥主恩堂服事职场年轻人。

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