跨部门协作的智慧    /朱长老

 
 
 

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要记得,借着祷告得到从神而来的智慧、 公平和公义,才是影响跨部门协作的真智慧。

「耶和华如此说:智慧人不要因他的智慧夸口,勇士不要因他的勇力夸口,财主不要因他的财物夸口。夸口的却因他有聪明,认识我是耶和华,又知道我喜悦在世上施行慈爱、公平和公义,以此夸口。这是耶和华说的。」(耶九23-24)

今年九月劳动节,在使者总部的培训中,我们谈到跨部门沟通所带来的影响。在职场上,跨部门之间的沟通的确是件极不容易的事。它存在几个基本的问题:

1.每个部门有自己的优先次序。
2.每个部门的语言不同,如果你不会使用别的部门的言语,经常变成鸡同鸭讲,很难达成共识。
3.许多部门在组织结构(organizational structure)的设定上是相冲突的。

如财务部门面对销售部门或市场部门经常有一定程度的冲突。销售部门希望财物部门对他们的顾客给予较为宽松的信用度(credit term),销售部才能继续卖产品或服务给信任度低的客户。生产与品保部门之间也存在同样情况。

想要要部门间建立有影响力的工作关系,尤其是原本就存在冲突的两个部门,双方一定要表现出愿意相互帮助、解决问题的伙伴关系,或是愿意帮助对方提升效率与业务结果的工作关系,否则很难影响或说服对方。这还不包括组织内部复杂的政治游戏,比如希望看到别的部门出问题或是完成不了任务等幸灾乐祸的心态。所以,在跨部门的沟通上,我们需要从神而来的智慧。

在我们的培训中有一个实际案例:有一位姐妹在财务部工作,刚进公司没多久就遇到一件让她困扰的事。每次她到另一个部门去拿数据,对方的态度总是爱理不理;数据也经常不按时给她,使得她总是延期完成报告。老板觉得是她工作能力不行,她感到很冤枉。为了获得其它部门的数据,她需要花很多时间来催,因此很困扰。我给她的答复是,如果跨部门间只靠公事公办,常常是行不通的。我给她提供了如下几个重要的跨部门间协作的建议:

一、建立某种程度的友谊

平时主动敞开自己,让他人理解你,然后对方才会敞开。友谊的建立使得双方的话题不再仅限于业务、公事,而是变成了朋友。一旦成为朋友,多少都会为对方着想、帮助对方。但要做到这一点,需要经过长时间投资。

二、建立彼此的信任

在工作上获得对方的信任,最好的方法是让对方觉得你是一位愿意帮助他人的同事,是一位热情可靠的人。

当然有人会问,如果工作上表现热情,是否会招来许多额外的、不在自己职责范围内的工作。我的回答是,多做工作多分担工作绝对不是坏事,不要在工作上斤斤计较。我们以前刚开始工作的时候,都是这种态度,能多做就多做,这样反而学到更多。但如果发现有人开始占你便宜,故意把自己部门的工作推给你。有几个方法可以应对:

第一、要对方去和你的老板沟通,老板同意才帮忙;第二、要事先告诉对方你目前的工作情况是否允许。有可能需要等你完成自己的工作,才有时间可以帮忙;第三,做完后告诉对方你花了多少时间,下次你需要他帮忙时,你期望对方也会提供同等帮助。

信任有三个要素:能力、品格与有效地沟通。尤其是有效地沟通这一点非常重要,许多人能力与品格都不差,但是却不会沟通,从而导致他人的不理解,以至信任无法建立。另一个要素是每个人需要在工作以外有心地付出时间,努力地主动地与对方接触。独行侠是得不到他人的信任的。

三、尽量使用对方部门的语言来沟通

如财务部门会使用人均成本、费用与投资、预算与实际等等。一旦使用相同的语言,就能帮助促进彼此的沟通;例如生产部门会使用零缺陷、6 Sigma(六西格玛)、效率等语言。懂得其它部门的语言,可以很快拉近彼此的距离。

除此之外,我也建议找机会与对方部门的主管事先沟通,解释你想要完成的项目,虚心听取主管的意见。一旦得到对方部门主管的支持,你就可以在与对方沟通时告知,并提出主管的建议。这样可以更加引起对方注意,也能更容易得到对方的支持。

四、不管何种业务都需要找到利益共同点

在工作压力下,只有大家都获益才能持久。只想着他人为你服务,是不可能持久的。比如说,你所要的数据可以帮助公司降低成本或是可以帮助某些部门改善运作等等。

五、活出基督的见证

基督徒要经常提醒自己,我是否能活出基督的样式?我是否关心我的同事?我是否对他们在工作上的需要与帮助有足够的敏感度?如果我做错了,会认错吗?不要忘记向对方表达感激与认可,可以同时有公开和私下的感谢。千万不要等太久才感谢,要让对方知道你很珍惜他们的帮助。

最后,为其它部门祷告。绝对不要忘记这一点,祷告会改变人际关系。

结论

我们都知道我们需要属天的智慧来处理人世间的复杂问题。耶九23-24给了我们提供了很好的原则。跨部门之间的协调,不要认为按着你所认为的智慧、能力或财物(资源与权力)就可以影响对方,而是应该借着祷告得到从神而来的智慧、公平和公义,才能具有长久的影响力。

作者在上海出生、台湾长大,原可口可乐中国区市场部副总裁及三家外资企业CEO与COO。曾获上海市市长白玉兰奖。曾任上市公司福建恒安、永乐家电独立董事,摩根斯坦利投资顾问等。2004年起在中国从事企业谘询、辅导、培训业务。曾任美国华人创业协会会长、神州华传董事。目前为国际华人创业协会主席、使者协会的董事;在加州圣地牙哥主恩堂服事职场年轻人。

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