跨部門協作的智慧    /朱長老

 
 
 

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要記得,藉著禱告得到從神而來的智慧、 公平和公義,才是影響跨部門協作的真智慧。

「耶和華如此說:智慧人不要因他的智慧誇口,勇士不要因他的勇力誇口,財主不要因他的財物誇口。誇口的卻因他有聰明,認識我是耶和華,又知道我喜悅在世上施行慈愛、公平和公義,以此誇口。這是耶和華說的。」(耶九23-24)

今年九月勞動節,在使者總部的培訓中,我們談到跨部門溝通所帶來的影響。在職場上,跨部門之間的溝通的確是件極不容易的事。它存在幾個基本的問題:

1.每個部門有自己的優先次序。
2.每個部門的語言不同,如果你不會使用別的部門的言語,經常變成雞同鴨講,很難達成共識。
3.許多部門在組織結構(organizational structure)的設定上是相衝突的。

如財務部門面對銷售部門或市場部門經常有一定程度的衝突。銷售部門希望財物部門對他們的顧客給予較為寬鬆的信用度(credit term),銷售部才能繼續賣產品或服務給信任度低的客戶。生產與品保部門之間也存在同樣情況。

想要要部門間建立有影響力的工作關係,尤其是原本就存在衝突的兩個部門,雙方一定要表現出願意相互幫助、解決問題的夥伴關係,或是願意幫助對方提升效率與業務結果的工作關係,否則很難影響或說服對方。這還不包括組織內部複雜的政治遊戲,比如希望看到別的部門出問題或是完成不了任務等幸災樂禍的心態。所以,在跨部門的溝通上,我們需要從神而來的智慧。

在我們的培訓中有一個實際案例:有一位姐妹在財務部工作,剛進公司沒多久就遇到一件讓她困擾的事。每次她到另一個部門去拿數據,對方的態度總是愛理不理;數據也經常不按時給她,使得她總是延期完成報告。老闆覺得是她工作能力不行,她感到很冤枉。為了獲得其它部門的數據,她需要花很多時間來催,因此很困擾。我給她的答復是,如果跨部門間只靠公事公辦,常常是行不通的。我給她提供了如下幾個重要的跨部門間協作的建議:

一、建立某種程度的友誼

平時主動敞開自己,讓他人理解你,然後對方才會敞開。友誼的建立使得雙方的話題不再僅限於業務、公事,而是變成了朋友。一旦成為朋友,多少都會為對方著想、幫助對方。但要做到這一點,需要經過長時間投資。

二、建立彼此的信任

在工作上獲得對方的信任,最好的方法是讓對方覺得你是一位願意幫助他人的同事,是一位熱情可靠的人。

當然有人會問,如果工作上表現熱情,是否會招來許多額外的、不在自己職責範圍內的工作。我的回答是,多做工作多分擔工作絕對不是壞事,不要在工作上斤斤計較。我們以前剛開始工作的時候,都是這種態度,能多做就多做,這樣反而學到更多。但如果發現有人開始佔你便宜,故意把自己部門的工作推給你。有幾個方法可以應對:

第一、要對方去和你的老闆溝通,老闆同意才幫忙;第二、要事先告訴對方你目前的工作情況是否允許。有可能需要等你完成自己的工作,才有時間可以幫忙;第三,做完後告訴對方你花了多少時間,下次你需要他幫忙時,你期望對方也會提供同等幫助。

信任有三個要素:能力、品格與有效地溝通。尤其是有效地溝通這一點非常重要,許多人能力與品格都不差,但是卻不會溝通,從而導致他人的不理解,以至信任無法建立。另一個要素是每個人需要在工作以外有心地付出時間,努力地主動地與對方接觸。獨行俠是得不到他人的信任的。

三、盡量使用對方部門的語言來溝通

如財務部門會使用人均成本、費用與投資、預算與實際等等。一旦使用相同的語言,就能幫助促進彼此的溝通;例如生產部門會使用零缺陷、6 Sigma(六西格瑪)、效率等語言。懂得其它部門的語言,可以很快拉近彼此的距離。

除此之外,我也建議找機會與對方部門的主管事先溝通,解釋你想要完成的項目,虛心聽取主管的意見。一旦得到對方部門主管的支持,你就可以在與對方溝通時告知,並提出主管的建議。這樣可以更加引起對方注意,也能更容易得到對方的支持。

四、不管何種業務都需要找到利益共同點

在工作壓力下,只有大家都獲益才能持久。只想著他人為你服務,是不可能持久的。比如說,你所要的數據可以幫助公司降低成本或是可以幫助某些部門改善運作等等。

五、活出基督的見證

基督徒要經常提醒自己,我是否能活出基督的樣式?我是否關心我的同事?我是否對他們在工作上的需要與幫助有足夠的敏感度?如果我做錯了,會認錯嗎?不要忘記向對方表達感激與認可,可以同時有公開和私下的感謝。千萬不要等太久才感謝,要讓對方知道你很珍惜他們的幫助。

最後,為其它部門禱告。絕對不要忘記這一點,禱告會改變人際關係。

結論

我們都知道我們需要屬天的智慧來處理人世間的複雜問題。耶九23-24給了我們提供了很好的原則。跨部門之間的協調,不要認為按著你所認為的智慧、能力或財物(資源與權力)就可以影響對方,而是應該藉著禱告得到從神而來的智慧、公平和公義,才能具有長久的影響力。

作者在上海出生、臺灣長大,原可口可樂中國區市場部副總裁及三家外資企業CEO與COO。曾獲上海市市長白玉蘭獎。曾任上市公司福建恒安、永樂家電獨立董事,摩根斯坦利投資顧問等。2004年起在中國從事企業諮詢、輔導、培訓業務。曾任美國華人創業協會會長、神州華傳董事。目前為國際華人創業協會主席、使者協會的董事;在加州聖地牙哥主恩堂服事職場年輕人。

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