會議中如何智慧發言    /朱正中

 
 
 

每一位在職場中的朋友都會有機會參與不同的會議,並且可能需要在會議中發表自己的看法或意見,有時也需要維護自己的論點。在會議中主動發言,其目的可能有:

1,是一種主動參與的表現。中國有句俗語「酒香不怕巷子深」,這種被動的方法,在如今的職場似乎不再適用,多數情況反而成了被埋沒的人才。
2,表達對參與該會議的興趣。
3,藉發言使得其他與會者對自己提出的內容議題有興趣,並願意參與討論,成為一個啟動者(initiator)。
4,讓公司管理層有機會了解與評估員工的能力。因為高層領導與中層管理者或第一線員工之間接觸機會很少,因此他們對員工的印象絕大部分來自於在會議中對員工的觀察。比如通過員工在會議中的發言來評估其表達能力、組織能力、思維與反應敏捷度、如何處理困難的對話以及危機處理的能力等等。

所以,在會議中如何有智慧地發言是我們需要學習的軟性技巧之一。劉少平弟兄在他的《一步一步學箴言》書中,引用了孔子的話:「待於君子有三愆:言未及之而言為之躁;言及之而不言謂之穩;未見顏色而言謂之瞽。」孔子認為,發言不當的三種問題為:1,發言時機不對,內容不妥當,缺乏耐性,急於表達自己的觀點。或是搶著發言,但目的卻是過分表彰自我,會使其他參與者反感。2,知道但不說,或者該說時卻不說。容易讓別人誤解城府很深、不夠開放和透明。3,說話時不會察言觀色。在教會的會議中常常會發生上面的三種情況。

《箴言》中有許多有關智慧的教導:
談到節制:
「多言多語難免有過;禁止嘴唇是有智慧。」(箴十19)
「說話浮躁的,如刀刺人;智慧人的舌頭卻爲醫人的良藥。」(箴十二18)
「一句話說得合宜,就如金蘋果在銀網子裡。」(箴二十五11)

有潛力的中層管理者,公司會觀察他在會議中是否願意發言、如何發言以及發言的內容。在會議中, 發言的影響遠超過演講、演示。因為會議經常會召開,並且對團隊的決策及決定會產生不同的影響。針對如何在會議中有效地發言以及何時應當忍住不言,這裡有三個策略供大家參考。

有效發言

1. 事先準備發言的內容(prepared in advance)

《箴言》二十一章說:「殷勤籌劃的,足至豐裕;行事急躁的,都必缺乏。」(箴二十一5)聖經上的話非常實用,這裡告訴我們,做任何事必須要努力籌劃。不管參加什麼會議,永遠不要毫無準備。我參加每一個會議前,總會盡力了解這個會議的目的,會議的議程,會有哪些人參加,來幫助自己提前做好準備。《箴言》二章說到尋求智慧的原則。其中有側耳、專心、呼求、尋找、領受等等。其中每一項都與參與會議的態度有關。

我曾經輔導過一位高管,當眾發言對他來說是件非常不容易的事,為了要克服這種心理障礙與畏懼,我們一同制定了一些訓練計劃,要求他每次參加會議前,必須了解這個會議的目的,會討論什麼,會有哪些人參與。當他做到這些時,心中緊張的情緒就大大緩和,發言的信心立刻上升。另外也需要提前思考會議中會說些什麼、發言的目的以及會議結束需要做的總結。更重要的是,他發言後是否能達到他的預期目標,如果沒有的話是什麼原因造成。這樣一來,他就會事先準備想要發言的內容,比如看一下上次的會議紀錄;有無正在進行的項目需要討論;資源的分配利用是否可以加強等等。

如果我們在公司中職位並不高,語氣最好中立(所謂中立就是描述事實,少添加自己的觀點,除非有人要求我們發表自己的想法),等多人發表看法後,我們更有把握時再發表意見,是比較恰當的做法。以免引起負面印象。在參加高層領導在場的會議中,自己應該特別注意,一定要事先有所準備。對公司重要的事件,要知道如何應對,建議可以使用一些數據或是事實來陳述。

2. 為何是你?(Ask「why you」)

建議大家在參加或準備活動或會議前,首先考慮這個問題,「你為何要參加這個會議?」「為什麼你需要在這次會議中發言?」這有助於我們思考自己參加這個會議或發言的目的。

你要發言的內容對你的公司、你的職責有什麼特別的意義或價值?回答了這個問題,可以幫助我們認清我們的目標(sense of purpose),同時也能增強我們的自信心。提醒自己,我們的發言不是在炫耀,而是表達因為我們真正在乎這件事或這個項目。這也同時提醒我們對參與公司會議應該持有怎樣的態度,我們對事情的投入及激情有多少(commitment And passion)。

我們也要學會在適當的時機說適當的話。《箴言》十章說:「多言多語難免有過;禁止嘴唇是有智慧。」(箴十19)如果在會議中,與會者或老闆邀請我們發表有關技術專業的問題,我們應當謹慎謙虛地表達自己的觀點。「寧可有人說:『請你上來,強如在你覲見的王子面前叫你退下。』」(箴二十五7)

3. 停頓、呼吸、建立信心(pause and breathe to build confidence)

在會議中能夠清楚地發言是需要勇氣的。我們需要培養自己有能力能夠改變會議中的拋物線(trajectory),也就是有機會讓我們的聽眾或客戶聽了我們的論點而願意改變他們的想法,或是某個被忽略的問題得到提醒。停頓、呼吸可以幫助我們更有效地發聲,提升專注度以及對議題的決心(conviction)。

4. 給別人發言的機會

除了我們發言,也需要給會議中的權威人士或職位較高的管理者一些發言的機會。這樣可以幫助我們聆聽他們的想法,也許我們會問,為什麼他們的想法不同?也許是因為他們所處的位置不同,經驗更豐富;也許因為我們表達不清楚,導致他們有誤解。我們需要從中思考,有哪些是值得我們學習的地方。最重要的是聽完這些發言,我們是否有能力把不同意見綜合並整合成為一些行動的方案。

5. 建立「安全」的提問氛圍

能力較強的人,通常容易忽視或否定其他人的看法或意見。一般說,如果我們知道自己的弱點,大多數人的做法會避開討論這方面的問題,以免暴露自己的弱點。但如果都是如此,將會導致團隊無法暢所欲言,仿佛有一道無形的牆。所以,在一個團隊中,作為領導者需要學習建立一種安全的提問氛圍。按照谷歌前人力資源部副總裁的觀點:「謙虛的人更加能夠把一群人組合在一起解決問題。」相反地,驕傲的人即使把人聚在一起,也無法讓人充分敞開心扉而彼此交流。作為小組的組長,團隊的領袖,經常提醒組員「尊重他人的差異」(Value the difference)是建立成功團隊的秘訣。

何時不言

1. 只想炫耀自己

在會議中想要炫耀自己,不是一個好的心態。發言內容總是繞著自己,炫耀必當引起他人的反感,所以應當避免。要分辨這類人並不難,他們往往不談論事實,但總會牽扯到自己的貢獻和過去的輝煌歷史。

2. 給他人表達的機會

有一次我給一個公司的中層主管做培訓,收到的反饋是培訓師說得太多。當老師說得太多,同學就沒有機會深入思考一些問題,因為老師已經提供了答案。一個好的領導者要學會讓他人找到答案(find their own solution or answer),到現在我還常常提醒自己,給他人思考機會並找到答案是帶領團隊的一個重要原則。因為這反映了:1,有效領導力的核心在於挖掘他人的才能。2,減少自我為中心的領導力。3,學會聆聽是領導力的首要。4,謙虛是領導力的基礎。5,讓他人發言,給自己觀察的機會。

3. 一對一的場合是否更加適當

有時在會議中,管理者會說「這對話最好還是留一對一的交流比較恰當」。其實這是在提醒,有些艱難的對話更適合一對一的場合進行,可以減輕溝通的困難度(mitigate its difficulty)。有些議題在公眾場合提出會讓許多人感到尷尬,從而導致對話無法有效繼續,或成為針鋒相對。

4,聆聽

當一些議題變成有爭論性的議題時,千萬要小心,不要輕易跳進去,表明自己的立場。先聆聽各方聲音,再誠實地表達自己的意見,也許因為更多了解和聆聽,自己的想法也因此會改變。

5,切忌喧賓奪主

每個會議都有會議的召集人,切莫發言太多而喧賓奪主。《箴言》二十五章說,「不要在王面前妄自尊大;不要在大人的位上站立。」(箴二十五6)

總結

參與會議如何發言、何時發言、發言的目的、觀察會議的情況……這些都與智慧有關。「智慧為首;所以,要得智慧。在你一切所得之內必得聰明。高舉智慧,他就使你高升;懷抱智慧,他就使你尊榮。」(箴四7-8)

作者在上海出生、臺灣長大,原可口可樂中國區市場部副總裁及三家外資企業CEO與COO。曾獲上海市市長白玉蘭獎。曾任上市公司福建恆安、永樂家電獨立董事,摩根斯坦利投資顧問等。2004年起在中國從事企業諮詢、輔導、培訓業務。曾任美國華人創業協會會長、神州華傳董事。目前為國際華人創業協會主席、使者協會的董事;在加州聖地牙哥主恩堂服事職場年輕人。

___________________

扫一扫或长按以下二维码(识别图中二维码),关注使者杂志微信公众号:为基督赢得这世代的华人知识分子,好文不断哦。更多文章请登录:www.ambassadorsmagazine.org

使者杂志微信公众号

anyShare分享到: